TVA déductible sur frais de représentation

Conditions de déduction :

Rappelons tout d’abord que pour exercer son droit de déduction de la TVA, le redevable doit satisfaire aux trois conditions cumulatives suivantes :

 

tva déductible

  • Le bien ou le service doit être affecté aux besoins de l’exploitation (activité économique réalisée à titre onéreux ouvrant droit à déduction – condition de fond).
  • Les dépenses doivent être justifiées par une facture ou tout document en tenant lieu, répondant au formalisme requis.(condition de forme).
  • L’exigibilité de la taxe fournisseur doit intervenir pour que le client puisse exercer son droit de déduction (condition de temps).

Le droit à déduction ne s’exerce que si ces trois conditions sont simultanément satisfaites à la date de dépôt de la déclaration. Comptablement, ces factures sont en principe enregistrées, sur pièces justificatives, au débit du compte 625 «Déplacements, missions et réceptions ».

Mentions obligatoires générales :

Pour pouvoir être déduite, la TVA grevant les dépenses de représentation et de réception supportées au bénéfice  de tiers ou de dirigeants et salariés de l’entreprise pour leur activité professionnelle doit figurer distinctement sur une facture d’achat, et cette facture doit être un original comportant les mentions obligatoires suivantes :

Nom complet et adresse de l’assujetti et de son client et numéro individuel d’identification attribué à l’assujetti et sous lequel il a effectué la livraison ou la prestation.

  • Date de sa délivrance, ou de son émission si elle est transmise par voie électronique,
  • Numéro de facture qui doit être basé sur une séquence chronologique et continue,
  • L’identité et la qualité des bénéficiaires.

Cette dernière mention obligatoire fait souvent défaut.

Formalisme allégé pour les factures de moins de 150 € HT :

Un formalisme allégé est néanmoins prévu pour les factures dont le total hors taxes n’excède pas 150 €. Celles-ci peuvent en effet ne pas mentionner :

  • Le numéro d’identification de l’assujetti sous lequel il a réalisé l’opération,
  • La référence à la disposition du CGI en cas d’application d’un régime particulier (exonération…).

Ce formalisme allégé s’applique aux factures de faible montant, qu’il s’agisse de factures de restaurant ou non.

Exceptions :

Les reçus délivrés aux péages et les notes établies par les automates constituent des factures alors même que l’ensemble des mentions obligatoires n’y figure pas. Ces justificatifs  permettent donc de récupérer la TVA.

Par ailleurs, alors même que les conditions formelles sont respectées, les dépenses d’hébergement (hôtels) engagées par les entreprises au bénéfice de leurs dirigeants et salariés sont exclues du droit à la déduction de la TVA. Celle-ci est déductible seulement pour les frais de logement et d’hébergement supportés au bénéfice de tiers.

  • Spécificités supplémentaires pour les notes de restaurant :

Afin de tenir compte des spécificités pratiques du secteur de la restauration, l’administration fiscale admet que les éléments d’identification du client ne soient pas mentionnés par l’entreprise qui émet la facture, mais inscrit par le client lui-même sur un espace réservé sur le document remis. Cet assouplissement ne concerne pas les factures supérieures à 150 € HT.

Attention danger, la TVA n’est pas déductible lorsque les factures sont libellées au nom des salariés.

Le conseil d’Etat a récemment jugé qu’une entreprise  ne peut pas déduire la TVA sur des frais de restaurant exposés lors de déplacements professionnels si les factures sont libellées au nom de ses salariés et pas en son nom.

Outre le défaut d’identification complète du client (entreprise), il est fréquent de voir des factures de restaurant avec seulement le HT et le TTC, sans mention du taux de TVA. Dans l’un et l’autre cas, l’entreprise ne peut pas déduire la TVA.

Comptabilisation en charge :

Dans ce cas, la TVA non déductible afférente à un bien ou un service doit, normalement, être considérée comme un élément de coût de ce bien ou de ce service (coût d’achat ou coût de production). Lorsque la TVA non récupérable ne peut pas être affectée à un bien ou un service, le compte 6352 « Taxes sur le chiffre d’affaires non récupérables » doit théoriquement être utilisé. En pratique, les factures de restaurant sur lesquelles la TVA n’est pas récupérable sont tout simplement passées en TTC dans le compte de charge concerné.

Procédures internes des notes de frais :

Pour limiter ce risque de non récupération de TVA, il est donc important de vérifier le formalisme des factures de restaurant. Les procédures de contrôle interne de l’entreprise ont, de ce point de vue, un rôle important à jouer. A titre pratique, ces procédures peuvent, par exemple, conduire l’entreprise à refuser le remboursement des notes de frais de restaurant des salariés si celles-ci ne sont pas libellées  aux nom et adresse de l’entreprise, tels que mentionnées dans le formulaire vierge de note de frais.

Le respect de ces procédures permet à l’entreprise de récupérer en totalité la TVA sur ces factures de restaurant correctement libellées. En effet, rappelons que pour les repas pris lors de déplacement professionnels, la TVA est déductible en totalité même si les uniques bénéficiaires des repas sont des salariés (ou dirigeants) de l’entreprise. Il en est de même, s’agissant des repas pris avec des clients et des tiers : la TVA est déductible en totalité, sans qu’il soit besoin de proratiser en fonction de la qualité des différents convives (invités, dirigeants ou salariés de l’entreprise).

  • Que faire en cas de contrôle de l’administration fiscale ?

Rectifier a posteriori des factures incomplètes.

Si lors d’un contrôle fiscal, l’administration conteste la déductibilité de la TVA sur des frais de représentation pour non-respect du formalisme requis sur les factures concernées, rien n’empêche à l’entreprise de faire, a posteriori, rectifier ces factures incomplètes.

Mais l’efficacité de cette démarche n’est pas assurée, la Cour de Justice de l’Union Européenne ayant refusé ce droit à déduction malgré les rectifications effectuées par le contribuable.

Contester le refus de droit à déduction.

En effet à l’inverse, la Haute Assemblée a également jugé que, même en cas de facture incomplète, cela n’empêche pas de déduire la TVA, à condition que l’assujetti apporte la preuve par tout moyen du règlement effectif par lui-même de cette facture pour les besoins de ses opérations imposables.

Néanmoins cela oblige l’entreprise à s’engager dans une procédure contentieuse longue, coûteuse et sans être assurée de l’issue.

Notre conseil : soyez vigilant sur le respect des conditions de fond et de forme de vos factures de frais de représentation. Mettez en place des procédures dans l’établissement de note de frais auprès de vos salariés pour éviter tout litige avec l’administration fiscale. Mieux vaut prévenir que guérir.

N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour de plus amples informations à ce sujet.

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