La TVA déductible sur les frais de représentation

 

 

QUELS FRAIS PUIS-JE DÉDUIRE ?

 

Les frais de représentation désignent les dépenses réalisées par les dirigeants et/ou les salariés, dans le cadre de leurs fonctions, et effectuées dans l’intérêt de l’entreprise.

Les principaux frais concernés sont :
  • les frais de transport (indemnités kilométriques) et les frais de voyage ou de déplacement (billets d’avion, billets de train),
  • les frais de nourriture, de réception et de représentation (repas d’affaires, par exemple),
  • les frais de logement (notamment d’hôtel),
  • les frais d’informatique et de communication (téléphone portable, ordinateur),
  • les frais vestimentaires,
  • les frais de documentation,

 

A QUELLES CONDITIONS PUIS-JE DÉDUIRE LA TVA ?

 

 

Attention : la TVA n’est pas déductible sur les dépenses d’hébergement engagées par les entreprises au bénéfice de leurs dirigeants et salariés. Celle-ci est déductible seulement pour les frais de logement et d’hébergement supportés au bénéfice de tiers.

 

 

Pour les autres frais, la TVA ne sera déductible que sous réserve de respecter certaines règles :
  • Les frais engagés doivent être effectués dans l’intérêt de l’entreprise,
  • Les dépenses doivent être justifiées par une facture ou justificatif similaire,
  • La facture (ou le justificatif) doit être un original, et doit comporter certaines mentions obligatoires :
        • Le nom et l’adresse du fournisseur des frais, ainsi que son numéro SIRET (ou numéro de TVA intracommunautaire),
        • La date de facture, ainsi que son numéro,
        • Le nom et l’adresse de l’entreprise,
        • L’identité et la qualité des bénéficiaires,
        • Le détail de la TVA par taux et le montant de la TVA,
        • Le montant HT et le montant  TTC

 

La seule exception concerne les reçus délivrés aux péages et les notes établies par les automates, qui constituent des factures alors même que l’ensemble des mentions obligatoires n’y figure pas.
Un formalisme allégé est aussi prévu pour les factures dont le total hors taxes n’excède pas 150 €.

 

 

ET POUR LES NOTES DE RESTAURANT ?

 

 

Afin de tenir compte des spécificités pratiques du secteur de la restauration, l’administration fiscale admet que les éléments d’identification du client ne soient pas mentionnés par l’entreprise qui émet la facture, mais inscrit par le client lui-même sur un espace réservé sur le document remis. Cet assouplissement ne concerne pas les factures supérieures à 150 € HT.

 

Attention : la TVA n’est pas déductible lorsque les factures sont libellées au nom des salariés.

UNE BONNE NOUVELLE POUR LA TVA SUR L’ESSENCE !

 

 

L’alignement progressif des règles de déduction de la TVA sur l’essence, sur celles du gazole, se poursuit.
Ainsi, pour 2020, la TVA sur l’essence est déductible à 60%, que vous ayez un véhicule de tourisme ou un utilitaire !
Rappelons que pour le gazole, la TVA est déductible à 100% pour un utilitaire, et 80% pour un véhicule de tourisme.

 

 

QUELLES PROCÉDURES DOIS-JE METTRE EN PLACE DANS MON ENTREPRISE ?

 

Pour pouvoir récupérer la TVA il est donc essentiel de demander et de conserver tous les justificatifs afférents aux frais de représentation, y compris les petits tickets !

 

Il est aussi important de vérifier le formalisme des factures de restaurant. Les procédures de contrôle interne de l’entreprise ont, de ce point de vue, un rôle important à jouer. A titre pratique, ces procédures peuvent, par exemple, conduire l’entreprise à refuser le remboursement des notes de frais de restaurant des salariés si celles-ci ne sont pas libellées  aux nom et adresse de l’entreprise.

 

Le respect de ces procédures permet à l’entreprise de récupérer en totalité la TVA sur ces factures de restaurant correctement libellées. En effet, rappelons que pour les repas pris lors de déplacement professionnels, la TVA est déductible en totalité même si les uniques bénéficiaires des repas sont des salariés (ou dirigeants) de l’entreprise. Il en est de même, s’agissant des repas pris avec des clients et des tiers : la TVA est déductible en totalité, sans qu’il soit besoin de proratiser en fonction de la qualité des différents convives (invités, dirigeants ou salariés de l’entreprise).

 

N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour de plus amples informations à ce sujet.

 

peggy MALKAArticle rédigé par Peggy MALKA, Expert-Comptable, spécialiste Retraite et Optimisation du statut du Dirigeant.

 

Retrouvez l’ensemble des compétences de nos experts sur notre site internet.